Proposal Bisnis: Definisi, Tipe, Tips Membuat, dan Komponennya
Isi Artikel
Di tengah sengitnya persaingan usaha, memiliki kemampuan menulis/membuat proposal bisnis adalah hal yang sangat menguntungkan untuk kamu.
Sebelum melakukan tender untuk outsourcing, perusahaan besar atau pemerintah biasanya mengeluarkan dokumen request for proposal (RFP). Dokumen tersebut memuat daftar permintaan yang mereka inginkan.
Untuk dapat mengikuti tender, kamu perlu menyiapkan proposal bisnis. Dalam proposal bisnis tersebut, kamu menuliskan bagaimana perusahaanmu memenuhi permintaan dan apa keunggulanmu dibandingkan kompetitor.
Ini dia tujuh hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat proposal bisnis.
Arti Proposal Bisnis
Dikutip dari Snovio, business proposal atau proposal bisnis adalah sebuah dokumen, digital maupun cetak yang menjelaskan suatu produk atau layanan yang ditawarkan oleh suatu perusahaan.
Tujuan dari proposal bisnis adalah membuat calon klien tertarik akan apa yang perusahaan tawarkan.
Secara sederhana, proposal bisnis menunjukkan apa yang dimiliki sebuah perusahaan untuk menyelesaikan suatu permasalahan tertentu secara spesifik.
Proposal bisnis adalah salah satu elemen penting untuk menjamin kemajuan sebuah usaha. Mengapa demikian?
Mailchimp melansir bahwa proposal bisnis adalah kunci bisnis mendapatkan pendanaan, partner, hingga investor.
Sehingga penting untuk memahami jenis serta bentuk proposal bisnis yang baik dan benar.
Tipe Proposal Bisnis
Menurut Utley Strategies, berikut adalah beberapa tipe dari proposal bisnis berdasarkan tujuannya masing-masing.
1. Proposal investor
Jenis proposal bisnis ini adalah dokumen proposal yang dibuat untuk membantu suatu perusahaan mendapatkan investor.
Jenis proposal ini bisa digunakan untuk mendapatkan pinjaman dari bank, mengajukan pendanaan, atau meminta investasi dari jaringan yang kamu miliki.
Target dari proposal ini adalah investor potensial seperti bank, perusahaan investasi, maupun pendana pribadi dari jaringan personal.
Hal-hal yang perlu di-highlight dari proposal investor ini adalah ROI untuk investor, kualifikasi dari timmu, bukti/pengalaman sukses, dan kemungkinan kelemahan perusahaan serta mitigasinya.
2. Proposal penjualan
Jika proposal investor diperuntukkan untuk mencari pendanaan, proposal penjualan atau sales proposal memiliki tujuan utama untuk menjual produk/layanan perusahaan kepada konsumen.
Target utama dari proposal ini adalah konsumen potensial.
Hal yang perlu diingat saat menulis proposal bisnis adalah tunjukkan keuntungan atau keunggulan utama dari produkmu.
Pastikan bahwa proposal yang kamu tawarkan memiliki keunikan dan berbeda dari kompetitor.
3. Proposal RFP
Proposal RFP adalah proposal bisnis yang dibuat atau diberikan sebagai respons dari permintaan resmi proposal atau RFP.
Jika proposal penjualan biasanya dikirimkan sebagai follow up sales meeting, proposal RFP adalah proposal yang diminta khusus oleh calon konsumen dengan tujuan untuk dibandingkan dengan proposal kompetitor.
Itulah mengapa proposal RFP dikenal lebih kompetitif dibandingkan dengan proposal penjualan.
Hal yang perlu diperhatikan saat menulis proposal RFP adalah jelaskan dengan baik mengapa perusahaan kamu memenuhi kualifikasi yang diminta.
4. Proposal proyek
Proposal proyek merupakan istilah yang digunakan secara internal dan eksternal untuk menjelaskan suatu proyek.
Dalam proposal proyek, kamu harus menjelaskan secara detail tentang suatu proyek, mulai dari tujuan hingga berbagai pihak yang terlibat di dalamnya.
Hal yang perlu ditonjolkan dalam proposal ini adalah kelengkapan penjelasan proyek seperti timeline, tujuan, mitigasi risiko, project milestones, implementasi, hingga manfaatnya.
5. Proposal hibah
Proposal hibah adalah kombinasi dari proposal investor dan proposal RFP. Hal ini karena biasanya proposal hibah memiliki RFP yang formal.
Tujuan dari proposal hibah ini adalah untuk mendapatkan pendanaan dan melanjutkan misi dari perusahaan.
Biasanya proposal hibah ini dibuat oleh lembaga non-profit atau NGO dan beberapa lembaga profit.
Hal yang perlu ditonjolkan dari proposal hibah adalah bagaimana kamu akan menggunakan pendanaan serta metrik sukses rencanamu.
Tips Membuat Proposal Bisnis
1. Pelajari permintaannya
Langkah pertama dalam menulis proposal bisnis adalah mengetahui apa kebutuhan klien. Kamu dapat memulainya dengan mempelajari RFP perusahaan klien.
Kemudian, kamu dapat meninjau apakah perusahaanmu memiliki waktu, bujet, sumber daya, dan keahlian untuk proyek tersebut. Selain itu, kamu juga perlu melihat apakah proyek tersebut menawarkan relasi jangka panjang yang berpotensial.
2. Coba pahami klien
Untuk dapat membuat proposal bisnis yang tepat sasaran, kamu perlu lebih dari sekadar melihat RFP klien.
Cara terbaik untuk mengetahui kebutuhan klien yang sebenarnya adalah bicara dengan mereka mengenai permasalahan, kebijakan, dan filosofi manajemennya.
Kamu bisa menanyakan langkah-langkah apa yang telah dicoba dan mengapa solusi tersebut belum berhasil. Kamu juga bisa menanyakan kriteria apa yang mereka gunakan untuk mengevaluasi proposal bisnis.
Jika kamu belum bisa berhubungan langsung dengan klien, kamu bisa melakukan riset sekunder. Kamu bisa mengunjungi perpustakaan atau menanyakan pada kolega atau teman yang pernah bekerja di organisasi atau perusahaan klien.
Dengan melakukan riset, kamu bisa menghindari strategi yang sudah dicoba sebelumnya. Kamu mungkin bisa menemukan kebutuhan klien yang belum tertera dalam RFP.
3. Gunakan metodologi yang tepat
Setelah kebutuhan klien teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah memilih metodologi dalam membuat proposal bisnis. Menurut konsultan bisnis Charles Wakefield, kamu bisa memulainya dengan melakukan brainstorming bersama dengan partner kerjamu.
Kamu bisa berdiskusi mengenai kebutuhan klien dan mengurutkan prioritas karena setiap klien memiliki fokus yang berbeda.
Ada klien yang memprioritaskan pelayanan pelanggan dan ada yang mementingkan penghematan biaya.
Kamu juga bisa menunjukkan pemahamanmu terhadap kebutuhan klien dengan membandingkannya dengan studi kasus atau permasalahan yang mirip dengan klien.
Selanjutnya, kamu bisa mencantumkan setiap permintaan beserta setiap solusinya secara menyeluruh.
Kamu juga bisa menganalisis biaya dan keuntungan, serta waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk klien tersebut. Cantumkan juga potensi hasil dari setiap solusi yang kamu sebutkan.
Jangan lupa, tambahkan bukti dan alasan mengenai perusahaanmu merupakan yang terbaik di bidangnya dengan keuntungan yang maksimal untuk perusahaan klien.
4. Evaluasi solusi
Proposal bisnis dengan metodologi yang bagus tidak akan memenangkan hati klien, jika tidak sesuai dengan kriteria yang mereka inginkan.
Salah satu hal penting dalam penulisan proposal bisnis adalah memperhatikan kriteria apa yang klien harapkan dari suatu proyek dan orientasi dari decision maker (bisa secara finansial atau operasional).
Proposal bisnis yang baik memuat keuntungan dan solusi yang menyenangkan decision maker.
Sebagai contoh, jika decision maker mengevaluasi dari segi harga dan waktu pengerjaan, solusi yang bagus tapi mahal dari proposal bisnismu tidak akan memenangkan proyek.
5. Ungguli kompetitormu
Pastikan proposal bisnismu memuat keunggulan perusahaanmu dibandingkan perusahaan kompetitor.
Jika sainganmu merupakan perusahaan yang lebih besar, sebutkan spesialisasi perusahaanmu yang sesuai dengan kebutuhan klien.
Kamu juga bisa menjabarkan pemecahan masalah secara mendetail dalam proposal bisnismu.
Jika kamu beruntung, klien bisa saja membocorkan nama-nama kompetitor dan preferensi serta opini mereka tentang kemampuan lawanmu.
6. Tulis proposal bisnis
Setelah menyelesaikan lima langkah di atas, kamu bisa mulai menyusun informasi tersebut menjadi suatu proposal bisnis yang baik.
Gunakanlah kata-kata atau frase yang mereka gunakan dalam RFP. Usahakan untuk menggunakan kalimat-kalimat pendek dan tanpa jargon.
Tambahkan juga visual, seperti grafik atau foto, untuk membantu klien memahami proposal bisnis kamu dan sesuaikan proposal bisnis dengan format yang diminta oleh klien.
7. Tinjau ulang proposal bisnismu
Pastikan kamu telah memenuhi permintaan sesuai dengan yang tertera di RFP dan riset kamu. Selain itu, kamu juga perlu menyusun informasi tersebut secara logis dan menyesuaikannya dengan kebutuhan decision maker.
Terakhir, kamu dapat meminta orang lain untuk melakukan proofread proposal bisnis kamu. Proofreading penting dilakukan untuk mencegah kesalahan ejaan dan tata bahasa.
Kualitas proposal bisnis adalah bagian penentu keberhasilan dalam tender. Pastikan proposal untuk bisnis kamu tampak seprofesional mungkin, dengan mencetaknya di kertas kualitas terbaik.
Proposal yang baik bisa menjadi kunci untuk meningkatkan perusahaan atau bisnismu.
Komponen Umum Proposal Bisnis
Biasanya klien memiliki ketentuan tersendiri dalam penulisan proposal bisnis atau kamu bisa menyesuaikannya dengan tujuan proposal tersebut.
Namun, jika perusahaan/organisasi klien tidak mencantumkan format penulisan proposal bisnis, berikut adalah komponen umum proposal bisnis yang bisa kamu iktui dari Shervin Freed, penulis dari Writing Winning Business Proposals.
1. Latar belakang
Sebagai permulaan, jelaskanlah permasalahan yang memicu organisasi klien untuk mengeluarkan RFP. Dalam bagian ini, cantumkan juga riset yang telah kamu lakukan mengenai kebutuhan klien yang sebenarnya (lihat langkah kedua) dalam proposal bisnis kamu.
2. Tujuan
Kamu juga perlu menjelaskan tujuan dari proposal bisnis perusahaanmu. Bagian ini bisa kamu isi berdasarkan dengan RFP dan pemahaman kamu mengenai organisasi klien dan permasalahannya.
3. Metodologi
Setelah itu, kamu perlu menjabarkan langkah-langkah rekomendasi dalam proposal bisnis kamu yang dapat membantu klien untuk mencapai tujuannya.
4. Waktu dan biaya
Jelaskan secara menyeluruh waktu dan biaya yang diperlukan untuk setiap langkah dalam metodologi proposal bisnis kamu.
Andy Freivogel dari Science Retail menganjurkan untuk mengestimasi waktu pengerjaan, dan mengalikannya dengan 1,5.
Sebagai contoh, jika kamu memperkirakan proyek ini memakan waktu 10 jam, kamu perlu menuliskannya 15 jam di proposal bisnis kamu.
Jadi, ketika terjadi hambatan atau keterlambatan karena satu dan lain hal, kamu masih memiliki waktu lebih untuk mengatasinya. Selain itu, kamu juga perlu mencantumkan bagaimana dan kapan klien perlu melakukan pembayaran.
5. Kualifikasi
Deskripsikan yang jelas dalam proposal bisnis tentang bukti dan alasan perusahaanmu adalah perusahaan terbaik untuk pekerjaan ini.
Bagian ini memuat keunggulan perusahaanmu yang sesuai dengan kriteria evaluasi klien. Jika kamu pernah bekerja dengan klien di bidang yang sama atau memiliki penghargaan, maka kredibilitasmu di mata klien akan lebih meningkat.
6. Keuntungan
Kamu juga perlu mencantumkan keuntungan yang klien dapatkan jika mengimplementasikan rekomendasi dari proposal bisnis kamu.
Bagian ini memuat keuntungan yang diharapkan oleh decision maker organisasi klien. Jika perusahaanmu menawarkan kerahasiaan penuh (complete confidentiality) dan tenggat yang ketat, cantumkanlah dalam proposal bisnis kamu.
Dalam mempromosikan perusahaan, kamu tetap harus jujur dan lugas menyampaikan poin-poin penawaran. Selain itu, kamu juga perlu mengambil langkah lebih dengan melakukan riset untuk mengetahui kebutuhan klien yang sebenarnya.
Riset tersebut bisa menjadi bahan untukmu mengajukan rekomendasi dan solusi kepada perusahaan klien. Usahakan untuk selalu berkiblat pada kriteria evaluasi decision maker.
Terakhir, tulislah proposal bisnismu sesuai dengan tata bahasa dan ejaan yang benar. Gunakanlah kalimat yang pendek dan tanpa jargon atau istilah teknis agar mudah dimengerti. Good luck!
Kamu bisa mengakses informasi seputar pengembangan bisnis lainnya dengan membaca artikel di Glints blog, lho!
Ada apa saja? Yuk, simak ragam artikel lainnya dengan klik di sini!
